Les avantages

1. Suivi régulier des engagements

• Permet de visualiser en temps réel les engagements, les objectifs atteints et les écarts.
• Évite l’accumulation de problèmes en offrant un cadre pour les résoudre rapidement.

2. Amélioration de la communication

• Favorise la coopération entre les équipes.
• Encourage le partage d’informations importantes.
• Structure le soutien entre les membres de l’équipe.

3. Réactivité accrue

• Les écarts ou les dysfonctionnements sont détectés rapidement.
• La boucle de réaction est courtes.
• Les actions correctives sont immédiates.

4. Implication des collaborateurs

• Renforce la responsabilisation en impliquant les équipes dans l’atteinte des objectifs communs.
• Valorise les contributions et les idées pour l’amélioration continue.

5. Structuration du travail

• Permet de structurer les priorités quotidiennes et/ou hebdomadaires.
• Aide à maintenir le cap sur les objectifs stratégiques.

Comment mettre en place une A.I.C.

Définir les thèmes structurants

• Identifier les thèmes spécifiques au contexte du métier. Ces thèmes correspondent au contexte opérationnel des membres de cette équipe, par exemple : Qualité, Sécurité, Administration.

2. Organiser le cadre de l’A.I.C.

• Fréquence : Généralement quotidienne et toujours à la même heure. La fréquence peut être adaptée selon les besoins (ex. : hebdomadaire pour les niveaux stratégiques). Choisissez un horaire qui convienne à tous les participants.
• Durée : 5 à 15 minutes maximum, pour rester dynamique. N'attendez pas les retardataires, démarrez toujours à l'heure.
• Lieu : Dans une zone de réunion dédiée où la voix est audible et près des équipes impliquées.

Structurer la réunion

1. Introduction :
• L’animateur résume les évènements et/ou informations clés à partager aux membres de l’équipe. Ce point est très important car ce moment est un accès privilégié à de l’information « fraiche »
2. Revue des engagements individuels :
• Chaque personne passe en revue ses engagements
• Evoque les futurs points de synchronisation.
• Identifie les écarts et les besoins de soutien.
3. Clôture  :
• Synthèse des décisions prises.
• Rappeler les priorités.
• Toujours clôturer avec un « Bonne journée à tous » ou un équivalent.

Formez les participants

1. Formez les managers et les opérateurs sur le rôle de l’A.I.C.
2. Expliquez leur que tous ont un rôle important dans cette réunion.
3. Insister sur l’importance de la qualité de la communication entre les participants
4. Rappelez que le respect du temps de parole permet de tenir la durée total de cette réunion.
5. Soyez vigilants sur le fait que ce n’est pas dans cette instance que les problèmes vont être traités

Pilotez l’A.I.C.

1. Suivre l’évolution des évènements clés : S’assurer que les actions décidées sont réalisées et que les informations clés ont été transmises.
2. Évaluation périodique : Mesurer l’impact des A.I.C. sur la performance globale. Vous pouvez comparer l’évolution des indicateurs clés avec la qualité des A.I.C., il y aura toujours un lien. Vous pourrez aussi consulter les métrique proposés par Flash Meeting : Taux d’engagement de l’équipe, Nombre d’évènements en retard, le nombre moyen d’évènement par personne et par jour…
3. Adaptation : Ajuster les indicateurs et/ou la structure des réunions en fonction des spécificités de l’organisation (durée, lieu, niveau de confidentialité…)

Les clés du succès

1. L’A.I.C. n’est pas un gestionnaire de tâches individuelles. Les évènements abordés lors de cette réunion sont nécessairement des actions ou des informations clés au service des objectifs communs de l’équipe réunie.
2. L’engagement de la direction : Les managers doivent montrer l’exemple d’une participation active et permanente.
3. Régularité et ponctualité : Maintenir un rythme régulier pour ancrer la pratique dans la routine.
4. Culture de l’amélioration : Valoriser les efforts des équipes et célébrer les succès.
5. Action immédiate : S’assurer que les problèmes identifiés sont rapidement adressés.

Un exemple dans une usine

1. Lieu : Zone de production, devant un tableau des KPI’s.
2. Participants : Chefs d’équipe, comité de Direction et fonctions support
3. Durée : 15 minutes chaque matin.
4. Indicateurs : –Sécurité : Nombre de jours sans accident – Qualité : Taux de défauts ou de rejets – Production : Volume produit conformes vs objectif – Maintenance : durée d’arrêt machine non planifiée.

La puissance de l’A.I.C. avec Flash Meeting

Vous transformez le management quotidien en un démarche structurée, efficace et coopérative, contribuant à une amélioration continue des performances de l’équipe et de l’entreprise.

Une l’A.I.C. a pour ambition d’élever les membres de l’équipe autour de la notion d’engagement. Trois piliers clés permettent de faire grandir votre équipe équipe au service des objectifs communs : La synchronisation des membres de l’équipe, le soutien réciproque et la transmission des informations clé au bon moment.