A.I.C.

Animation à Intervalle Court ou Daily meeting

En deux mots ...

L'Animation à Intervalle Court (A.I.C.), ou Daily Meeting, est une pratique de management participatif qui consiste à organiser des réunions courtes et régulières pour synchroniser les membres d’une équipe, suivre les engagements individuels, détecter les écarts et coordonner les actions.

L'Animation à Intervalle Court, permet d’instaurer un état d’esprit de coopération au service des objectifs communs.

Elle est souvent utilisée dans les environnements industriels et peut s’adapter à d’autres secteurs.

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Structurer La Réunion

Revue des engagements individuels

  • Chaque personne passe en revue ses engagements

  • Met en avant l'atteinte de ses résultats

  • Evoque les futurs points de synchronisation.

  • Identifie les écarts et les besoins de soutien

Clôture

  • Synthèse des décisions prises

  • Rappeler les priorités

  • Toujours clôturer avec "Bonne journée à tous" ou un équivalent

LES 7 CLES INCONTOURNABLES DE L’A.I.C.

1. L'A.I.C. est toujours animée à la même heure

2. L'objectif de durée de l'A.I.C. est connu de tous les participants

3. L'A.I.C. démarre à l'heure convenue sans attendre les retardataires

4. Les évènements identifiés comme une "Action" : Sont formalisés en commençant par un verbe d’action à l’infinitif

5. Aucun engagement n'est alloué à un tiers participant en dehors de l'instance de l'A.I.C.

6. Seules les personnes impliquées participent à l'A.I.C.

7. Les obstacles identifiés pendant l'A.I.C. sont traités à un autre moment

 

Comment mettre en place une A.I.C.

Définir les thèmes structurants

Identifier les thèmes spécifiques au contexte du métier. Ces thèmes correspondent au contexte opérationnel des membres de cette équipe, par exemple : Qualité , Sécurité, Administration

Organiser le cadre de l'A.I.C.

Fréquence : Généralement quotidienne et toujours à la même heure. La fréquence peut être adaptée selon les besoins (ex. : hebdomadaire pour les niveaux stratégiques). Choisissez un horaire qui convienne à tous les participants.

Durée : 5 à 15 minutes maximum, pour rester dynamique. N'attendez pas les retardataires, démarrez toujours à l'heure.

Lieu : Dans une zone de réunion dédiée où la voix est audible et près des équipes impliquées.

Les étapes pour réussir cette méthode

Formez les participants

    • Formez les managers et les opérateurs sur le rôle de l’A.I.C., tous ont un rôle important dans cette réunion.
    • Insistez sur l’importance de la qualité de la communication entre les participants.
    • Rappelez que le respect du temps de parole permet de tenir la durée de cette réunion.
    • Soyez vigilants sur le fait que ce n’est pas dans cette instance que les problèmes vont être traités.

Pilotez l’A.I.C.

    • Suivez l’évolution des évènements clés : S’assurer que les actions décidées sont réalisées et que les informations clés ont été transmises.
    • Évaluation périodique : Mesurez l’impact des A.I.C. sur la performance globale. Vous pouvez comparer l’évolution des indicateurs clés avec la qualité des A.I.C., il y aura toujours un lien. Vous pourrez aussi consulter les métriques proposés par Flash Meeting : Taux d’engagement de l’équipe, Nombre d’évènements en retard, nombre moyen d’évènement par personne et par jour…
    • Adaptation : Ajustez les indicateurs et/ou la structure des réunions en fonction des spécificités de l’organisation (durée, lieu, niveau de confidentialité…).

    Les clés du succès

      • L’A.I.C. n’est pas un gestionnaire de tâches contextualisé. Les évènements abordés lors de cette réunion sont nécessairement des actions ou des informations clés au service des objectifs communs de l’équipe réunie.
      • L’engagement de la direction : Les managers doivent montrer l’exemple d’une participation active et permanente.
      • Régularité et ponctualité : Maintenez un rythme régulier pour ancrer la pratique dans la routine.
      • Culture de l’amélioration : Valorisez les efforts des équipes et célébrer les succès.
      • Action immédiate : Assurez vous que les problèmes identifiés sont rapidement adressés.