Ne ratez pas le QQOQCP dans une résolution de problème !
Avant de rechercher les causes et de construire des solutions, encore faut-il que toute l’équipe parle exactement du même problème.
Un QQOQCP réussi ne consiste pas simplement à remplir une grille. Il doit permettre à toute l’équipe de construire une compréhension commune, factuelle et suffisamment précise du problème avant d’engager la suite de la résolution.
Une équipe peut être réunie autour d’un problème… sans que tous ses membres parlent exactement du même sujet.
Pour l’un, le problème concerne une machine.
Pour l’autre, il concerne toute la ligne.
Certains raisonnent sur le défaut du jour.
D’autres analysent déjà les incidents des trois derniers mois.
Chacun mobilise son expertise et travaille avec sérieux, mais les raisonnements partent dans des directions différentes.
C’est précisément ce que le QQOQCP doit permettre d’éviter.
QQOQCP : six questions pour cadrer le problème
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Derrière ces questions apparemment simples se cache une étape essentielle de la résolution de problème : construire une lecture commune des faits.
Le but n’est pas seulement de remplir une grille. Il est de permettre à chacun de comprendre exactement la même chose.
Pouvez-vous décrire le problème en une ou deux phrases ?
Un QQOQCP réussi doit permettre de formuler le problème en une ou deux phrases compréhensibles par tous.
Cette formulation devient alors le point de référence commun de l’équipe pendant la suite de la démarche.
Une description courte, factuelle et partagée qui permet à chacun de savoir précisément quel problème l’équipe cherche à résoudre.
Une description qui guide toute la résolution
Une fois le problème clairement décrit, cette compréhension commune permet de mieux structurer les étapes suivantes.
Attention au « Pourquoi »
Le « Pourquoi » peut facilement conduire l’équipe à commencer trop tôt la recherche des causes.
À ce stade, il faut clarifier pourquoi la situation constitue un problème et quelles en sont les conséquences.
Les causes, elles, restent à démontrer. Une hypothèse ne doit pas devenir un fait par la simple manière de rédiger la description.
Cette distinction est essentielle pour conserver une analyse factuelle. Si une cause supposée est introduite directement dans la formulation du problème, elle peut orienter toute l’équipe vers une piste qui n’a pourtant pas encore été vérifiée.
Quelques minutes gagnées peuvent coûter des heures
Dans une situation de crise, la tentation peut être forte de passer rapidement cette étape pour commencer immédiatement à rechercher les causes ou lancer des actions.
Pourtant, quelques minutes économisées sur un QQOQCP bâclé peuvent coûter des heures à l’équipe et avoir des conséquences financières importantes dans la capacité de l’organisation à gérer la situation.
Un périmètre mal partagé favorise notamment :
« Sommes-nous tous d’accord sur le problème que nous cherchons à résoudre ? »
Le bonus : le test de l’ascenseur
Vous croisez votre directeur dans l’ascenseur.
Vous disposez de 30 secondes pour lui expliquer le sujet.
Si votre QQOQCP est réussi, vous avez déjà votre discours : les une ou deux phrases qui décrivent le problème, son périmètre et son impact.
Si une longue explication reste nécessaire, votre formulation mérite probablement d’être retravaillée.
Un bon QQOQCP ne résout donc pas le problème à lui seul. Il donne à l’équipe un point de départ commun, suffisamment clair et factuel pour engager correctement la sécurisation, l’analyse des causes et la construction des solutions.
Découvrez également notre présentation complète de l’outil QQOQCCP dans RESOLUTION et son utilisation pour structurer la description d’un problème.
Structurez vos résolutions de problème de bout en bout
RESOLUTION aide les équipes à cadrer les problèmes, sécuriser les situations, structurer l’analyse des causes et suivre les actions jusqu’à la vérification de leur efficacité.